Evenement organiseren

U wilt een evenement organiseren in Papendrecht? Wat leuk! Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding vaak al genoeg. Voor grotere evenementen zoals een rommelmarkt, muziekfeest of kermis vraagt u een vergunning aan. Geef uw evenement op tijd aan ons door. Dat helpt ons om alles veilig te laten verlopen.

Evenement aanmelden

Meld uw evenement zo vroeg mogelijk aan via d_gppd_apv@papendrecht.nl. Doe dit voor 1 oktober van het jaar ervoor. Zet in de e-mail:

  • Wat voor soort evenement het is
  • Voor welke doelgroep
  • Datum
  • Waar het evenement plaatsvindt
  • Begin- en eindtijd
  • Is de muziek versterkt of onversterkt?

De gemeente zorgt dat de hulpdiensten weten dat het evenement er is. Als er teveel evenementen in een periode zijn, kan de gemeente een evenementenstop invoeren voor evenementen die niet voor 1 oktober zijn aangemeld. 
Behalve het aanmelden, moet u uw evenement nog melden of een vergunning aanvragen.

Melden of vergunning nodig?

Melding van een evenement

  • Een melding is voldoende als uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:
  • Het evenement is buiten en open voor publiek.
  • Er zijn niet meer dan 150 mensen tegelijk aanwezig.
  • Het duurt maximaal 1 dag, van 09.00 tot 23.00 uur (op zondag vanaf 13.00 uur).
  • Het verkeer en de hulpdiensten hebben geen last van het evenement. Er is geen parkeeroverlast. U hoeft geen (stuk van de) straat af te zetten.
  • U zet maximaal 8 objecten neer van maximaal 25 m2 per stuk. 
  • Een organisator is aanwezig als aanspreekpunt is voor toezichthouders en personeel van hulpdiensten.
  • Er is op dat moment geen ander evenement in de buurt.

Meld uw evenement op zijn laatst 10 werkdagen voordat het evenement begint.
Evenement melden

Evenementenvergunning

Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden voor een melding? Of organiseert u een besloten feest op gemeentegrond? Dan heeft u een vergunning nodig. 

Evenementenvergunning aanvragen

Gaat het om een evenement met een gemiddeld risico voor de directe omgeving? Verwacht u vooral publiek uit de gemeente? Vraag uw vergunning dan op zijn laatst 6 weken van tevoren aan.
Gaat het om een evenement met een verhoogd risico voor de omgeving of de gemeente? Verwacht u veel bezoekers, ook van buiten de gemeente? En zijn extra maatregelen nodig voor verkeer, parkeren of hulpdiensten? Dan vraagt u de vergunning op zijn laatst 10 weken van tevoren aan.

Meesturen

Bij een melding:

  • Als u objecten plaatst: een tekening, waarop staat waar u de objecten neerzet.
  • Zet u een springkussen neer? Stuur dan ook een certificaat van goedkeuring van het springkussen mee.

Bij een evenement:

  • Situatietekening op schaal. Lees wat op de situatietekening moet staan (pdf, 273 kB).
  • Sluit u een straat af? Dan heeft u een verkeersplan nodig. Bekijk een voorbeeld verkeersplan (pdf, 139 kB)
        * Zet u verkeersregelaars in? Meld uw verkeersregelaars dan aan voor het evenement. 
        * Geef op een plattegrond per kruising aan waar de verkeersregelaars staan.
        * Beschrijf per locatie wat de verkeersregelaar daar doet.
        * Teken ook waar afzethekken staan als u die gebruikt. 
  • Gaat het om een grootschalig evenement? Dan heeft u een calamiteiten/veiligheidsplan nodig. Bekijk een voorbeeld van een draaiboek op de website van de Veiligheidsregio
  • Zet u tenten neer die groter zijn dan 25 m2? Dan heeft u nodig: 
        * een tentenboek volgens NEN 13782
        * een verklaring tentveiligheid volgens NEN 8020-41
  • Zet u een springkussen neer? Stuur dan ook een certificaat van goedkeuring van het springkussen mee.
  • Schenkt u zwak-alcoholhoudende dranken? Aan de hand van de vergunningchecker kunt u onder het kopje 'Horeca' een ontheffing apart aanvragen. U treft het aanvraagformulier aan, nadat u de check hebt gedaan. De persoon die leiding geeft moet minimaal 21 jaar zijn en mag niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn. In de flyer Alcoholpreventie bij evenementen (pdf, 167 kB) leest u waar u verder op moet letten.

    Afhankelijk van het type evenement, kan de gemeente om extra gegevens vragen.
    Kijk voor meer informatie over de evenementenvergunning op de website van de Veiligheidsregio ZHZ.

Kosten

  • Evenement aanmelden is gratis
  • Evenement melden is gratis
  • Aanvraag evenementenvergunning:
    - voor een niet-commercieel evenement: gratis
    - voor een grootschalig evenement of evenement met verhoogd risicoprofiel: € 231,38
    - voor een braderie, beurs, circus of festival: € 135,78
    - voor andere (kleine) evenementen: € 72,20
    - voor ontheffing voor het schenken van drank: € 29,33V
  • Voor het plaatsen van kramen, tenten, podia en voor het uitstallen van koopwaar voor (openbare) activiteiten: € 1,20 per m2 per dag, met een maximum van € 738,90.

Maak uw evenement zo duurzaam mogelijk

Materialen

  • Kies voor uw drukwerk een drukkerij die gerecycled papier of papier met een FSC-keurmerk gebruikt.
  • Gebruik zo min mogelijk papier, bijvoorbeeld door uitnodigingen via e-mail te versturen, programmaboekjes op uw website te zetten en nieuws over uw evenement vooral via social media te verspreiden
  • Kies voor herbruikbare materialen in plaats van wegwerpmateriaal. Denk aan een systeem met statiegeld voor drinkbekers of bekers die zijn gemaakt van materiaal dat composteer- of recyclebaar is.

Afval

  • Zamel papier, karton, plastic, groenafval en restafval gescheiden in en voer het gescheiden af, zodat het eenvoudig kan worden hergebruikt.
  • Zorg voor voldoende afvalcontainers voor alle afvalstromen en geef duidelijk aan waar ze te vinden zijn.

Energie

  • Gebruik energiezuinige apparatuur en (LED)verlichting.
  • Schakel apparaten en verlichting uit als ze niet worden gebruikt.
  • Kies voor vaste energievoorzieningen in plaats van aggregaten.
  • Gebruik duurzame energie, opgewekt door wind, zon en water.

Water

  • Kies voor waterbesparende kranen en laat kranen niet continu lopen.

Vervoer

  • Stimuleer openbaar vervoer, bijvoorbeeld door vertrektijden van bussen en treinen bekend te maken.
  • Breng de mogelijkheden tot carpoolen onder de aandacht en stimuleer bezoekers om met de fiets te komen (zorg dan ook voor voldoende bewaakte fietsenstallingen).
  • Kies voor lokale of regionale leveranciers om het aantal 'vrachtbewegingen' te beperken.

Bodem

  • Houd de omgeving schoon en ruim zwerfaval op.
  • Controleer of machines en aggregaten niet lekken.

Groen

  • Bescherm groen in de directe omgeving van evenementen.