Evenement organiseren

U wilt een evenement organiseren in Papendrecht? Wat leuk! Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding vaak al genoeg. Voor grotere evenementen zoals een rommelmarkt, muziekfeest of kermis vraagt u een vergunning aan. U vindt op deze pagina meer informatie over het organiseren van een evenement.

​​​​​Vooraf melden (evenementenkalender)

Alle evenementen in de regio worden in maand oktober in het jaar voordat het evenement gaat plaatsvinden op de regionale evenementenkalender geplaatst. De kalender is onder andere bedoeld om hulpverleningsdiensten op tijd te informeren over de geplande evenementen in het aankomende jaar, zodat zij hun inzet op tijd kunnen garanderen. Evenementen vragen namelijk veel inzet van de politie, brandweer en ambulance. De kalender is daarnaast een belangrijk middel om (risicovolle) evenementen qua tijd en locaties zoveel mogelijk te spreiden.
Er kan op basis van de kalender worden besloten om in de piekweken van het aankomende jaar een evenementenstop in te voeren voor evenementen die niet vóór 1 oktober voorafgaand zijn aangemeld bij ons. Dit kan betekenen dat de niet aangemelde evenementen niet door kunnen gaan in het aankomende jaar. Daarom is het belangrijk dat u uw evenement op tijd per e-mail aan ons doorgeeft. Evenementen kunt u aanmelden via het e-mailadres: d_gppd_apv@papendrecht.nl
In de mail zet u de volgende gegevens:

  • Wat voor soort evenement het is en voor welke doelgroep.​​​​
  • De datum, de locatie en de begin- en eindtijd van het evenement.
  • Wat voor specifieke soort (versterkte of onversterkte) muziek er tijdens het evenement is

Bij vragen of aanmeldingen kunt u contact opnemen met Team VVTH via telefoonnummer 14 078.

Soorten evenementen (vergunning of melding)

Als u een evenement organiseert, dan doet u hiervan een melding of u vraagt een vergunning aan. Dit hangt af van het soort evenement dat u organiseert. Wij maken hierbij een onderscheid tussen de volgende evenementen:

  • 0 evenement (melding): Een klein evenement zonder aanvullende veiligheids- en verkeersmaatregelen. Bijvoorbeeld een straatfeest of buurtbarbecue waarbij de doorgaande rijweg niet wordt afgesloten. Wilt u bij een straatfeest de rijweg afsluiten, dan heeft u een vergunning nodig. Een melding moet uiterlijk 10 werkdagen voor aanvang van het evenement worden ingediend.
  • A evenement: Een evenement met een gemiddeld risico voor de directe omgeving. Verwacht publiek komt meestal uit het dorp en aanvullende veiligheids- en verkeersmaatregelen zijn nodig. Bijvoorbeeld een buurtbarbecue met afzetting van de straat, een muziekfeest (geen House/Dance muziek) of een rommelmarkt. Een vergunning vraagt u uiterlijk 6 weken van te voren aan.
  • B of C evenement: Een evenement met een verhoogd risico voor de omgeving of het dorp. Aanvullende maatregelen zijn vereist. Verwacht publiek komt ook vaak van buiten het dorp.
Melden

Voor een klein evenement zoals een straatfeest of buurtbarbecue heeft u in de meeste gevallen geen vergunning nodig. Een melding is voldoende wanneer u aan de onderstaande voorwaarden voldoet:
Het evenement vindt buiten plaats.

  • Er zijn niet meer dan 150 personen gelijktijdig aanwezig.
  • Het evenement duurt maximaal 1 dag van 09.00 uur tot 23.00 uur.
  • Het evenement vormt geen belemmering voor een goede doorstroming van het verkeer en/of de hulpdiensten en veroorzaakt geen parkeeroverlast. Wilt u de straat afzetten, dan kunt u het evenement niet melden en heeft u een vergunning nodig.
  • Er worden kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van maximaal 25 m² per object, met een maximum van acht objecten.
  • Er is een organisator aanwezig die geldt als aanspreekpunt voor toezichthouders en personeel van hulpdiensten.
  • Er vindt in de nabijheid geen ander evenement plaats.
  • Het evenement vindt niet plaats op zondag voor 13.00.

Let op: Een evenement is voor publiek toegankelijk. Organiseert u een besloten feest of verjaardag op gemeentegrond, dan kunt u geen gebruik maken van het meldingsformulier. Voor besloten activiteiten heeft u een vergunning nodig. Hiervoor worden leges en kosten voor het gebruiken van gemeentegrond in rekening gebracht.

Evenement melden  

Voor het melden van een evenement worden geen kosten in rekening gebracht. Een melding moet uiterlijk 10 werkdagen voor aanvang van het evenement worden ingediend. 
Voor een goede beoordeling van een aanvraag verzoeken wij u een situatietekening mee te sturen met de te plaatsen objecten. Plaatst u een springkussen, dan dient u ook een certificaat van goedkeuring van het springkussen in te leveren.

Vergunning aanvragen

Voldoet uw evenement niet aan alle punten voor een melding? Dan vraagt u een vergunning aan via het onderstaande aanvraagformulier.

U verstuurt uiterlijk 6 weken (A-evenement) of 10 weken (B of C Evenement) voor aanvang van het evenement uw aanvraag voor een evenementenvergunning. Bij uw aanvraag dient u een aantal bijlagen verplicht mee te sturen. Meer informatie hierover leest u op deze pagina onder het kopje 'Wat stuur ik mee?'.

Formulier Evenementen aanvraag vergunning A, B of C

Graag willen wij u erop attenderen dat bij het behandelen van een aanvraag gegevens met derden (adviseurs van de Veiligheidsregio ZHZ) worden gedeeld. Door het indienen van een aanvraag geeft u hier toestemming voor.

Wat stuur ik mee?
  • Een situatietekening op schaal met de te plaatsen objecten ((podia, tenten, attracties, standplaatsen (bak- en braadlocaties), geluidinstallaties, faciliteiten als toiletten, EHBO post en wegafsluitingen). Hieronder vindt u een document waarin is weergegeven wat er in situatietekeningen en plattegronden opgenomen dient te worden.
  • Een verkeersplan bij het afsluiten van een straat. Bij het inzetten van verkeersregelaars verzoeken wij u op een plattegrond, per kruising aan te geven waar de verkeersregelaars staan. Teken hierbij ook afzethekken indien deze worden gebruikt. Beschrijf vervolgens per locatie wat er van de verkeersregelaar wordt verwacht. Hieronder vindt u een voorbeeld van een verkeersplan.
  • Calamiteiten/veiligheidsplan bij een grootschalig evenement. Een concept-draaiboek treft u hieronder aan en kunt u als voorbeeld voor uw evenement gebruiken.
  • Bij tenten groter dan 25 m2 een tentenboek conform NEN 13782 en een verklaring tentveiligheid conform de norm NEN 8020-41.
  • Certificaat van goedkeuring bij het plaatsen van een springkussen.

Afhankelijk van het type evenement kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd.

Op de website van de Veiligheidsregio ZHZ kunt u verschillende folders downloaden met uitleg over de belangrijkste risico's bij brand en de constructieve veiligheid bij het plaatsen van tenten of podia.
•    Website ZHZ Veilig Evenementen 
•    Tekening vereisten evenement
•    Voorbeeld verkeersplan
•    Link concept-draaiboek

Kosten

Het organiseren van een niet-commercieel evenement is gratis. 

Voor commerciële evenementen worden leges in rekening gebracht:

  • € 231,38 voor het organiseren van een grootschalig evenement of een evenement met verhoogd risicoprofiel
  • € 135,78 voor het organiseren van een braderie, beurs, circus of festival
  • € 72,20 voor het organiseren van overige (kleine) evenementen
  • € 29,33 voor een ontheffing voor het schenken van drank
  • voor het plaatsen van kramen, tenten, podia en voor het uitstallen van koopwaar ter gelegenheid van (openbare) activiteiten bedragen de kosten in het jaar 2024 per m2 per dag € 1,20 met een maximum van € 738,90.
Verkeersregelaars aanmelden

Via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl kunt u verkeersregelaars aanmelden voor het evenement. U heeft vooraf geen toestemming nodig van de gemeente om het evenement aan te melden. Nadat het evenement is aangemeld wordt het evenement door de gemeente goedgekeurd.

Ondersteuning en promotie

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij u ondersteunen met de volgende zaken:

  • Leveren van dranghekken
  • Een plattegrond op schaal
  • In sommige gevallen (verkeers)borden en schrikhekken
  • Hulp bij de aanvraag
  • Een overleg op het gemeentehuis met diverse partijen zoals de politie, brandweer of een verkeersdeskundige

Voor ondersteuning bij uw evenement kunt u contact opnemen met team VVTH via telefoonnummer 14 078 of een e-mail sturen naar d_gppd_apv@papendrecht.nl.

Promotie kan op de volgende manieren:

  • Gratis jouw evenement op de website van Papendrecht Verrast of op de led-schermen aan de Burgemeester Keijzerweg? Neem dan contact op met Papendrecht Verrast via het e-mailadres: info@papendrechtverrast.nl of bezoek de website www.papendrechtverrast.nl. 
  • Website Puur Papendrecht: log in of maak een account aan op www.puurpapendrecht.nl. Nu kun je een pagina maken over je evenement, foto's en filmpjes plaatsen, maar ook bijvoorbeeld vrijwilligers werven.
Uitgangspunten bij evenementen in Papendrecht

Jaarlijks vinden binnen Papendrecht vele evenementen plaats. Variërend van een straatfeest tot een Kerstmarkt met regionale aantrekkingskracht. Organisatie vindt soms plaats in verenigings- of stichtingsverband, soms door het bedrijfsleven en soms neemt de gemeente het initiatief. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van een evenement ligt bij de organisator. De gemeente heeft hierbij een faciliterende rol. In de folder uitgangspunten voor evenementen wordt praktisch ingegaan op de rollen die de gemeente heeft op het terrein van evenementen.

Schenken van zwak-alcoholhoudende dranken

Als u tijdelijk zwak-alcoholhoudende dranken wilt schenken tijdens een evenement, dan heeft u een ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet nodig. Een ontheffing is alleen mogelijk bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen.

Via dit formulier kunt u schriftelijk een ontheffing aanvragen.

De persoon die leiding geeft moet minimaal 21 jaar zijn en mag niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn.

Alcoholpreventie bij evenementen

De gemeente streeft ernaar dat haar jonge inwoners gezond, veilig en kansrijk kunnen opgroeien. Alcohol hoort daar niet bij, in elk geval tot het 18e jaar. In de bijgevoegde flyer vindt u de regels op een rijtje die u als organisator van een evenement helpen om verantwoord alcoholgebruik te stimuleren en alcoholgebruik onder de 18 te voorkomen. De regels zijn conform landelijke wetgeving en het Preventie- en handhavingsplan Alcohol Papendrecht 2021-2023.

Duurzaamheid bij evenementen

Evenementen bezorgen veel mensen plezier. Helaas brengen ze ook wel eens overlast en afval met zich mee. Organisatoren kunnen dit op verschillende, vrij eenvoudige manieren verminderen en bijdragen aan een schonere wereld. In de folder duurzame evenementen  hebben wij een aantal milieubewuste en kostenbesparende tips op een rij gezet voor een duurzaam evenement.